Über den pressetext.secureshare Dienst...

Emails mit großen Anhängen können auf Email-Servern und den Computern der Endbenutzer großen Schaden anrichten. Das Herunterladen solcher Email-Nachrichten kann bei einer langsamen Internetverbindung Stunden dauern und in dieser Zeit den Versand oder Empfang von Nachrichten blockieren. In manchen Fällen schlägt der Download wiederholt fehl, so dass der Empfänger überhaupt keine Emails mehr empfangen kann. Außerdem erhöhen Internet-Email-Clients die Größe der gesendeten Datei erheblich. Wird beispielsweise eine Outlook-Nachricht mit einem Anhang gespeichert, erhöht sich die Größe der Datei um bis zu 40 %. Um Dateien über das Internet zu teilen, die größer als 1 MB sind, verwenden Sie pressetext.secureshare und zwar auf sichere und effiziente Weise.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Benutzern, die auf das System pressetext.secureshare zugreifen: interne Benutzer, die zu die Agentur, dem Betreiber des Dienstes, gehören, und externe Benutzer, die den Rest des Internets umfassen.

Ein interner Benutzer kann einen Drop-Off an jeden beliebigen Benutzer senden, unabhängig davon, ob es sich um einen internen oder externen Benutzer handelt. Ein externer Nutzer kann nur einem internen Nutzer einen Drop-Off schicken. Das wirft die Frage auf: Was ist ein Drop-Off? Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Benutzer mehrere Dateien auf einmal ablegen kann:

• Mehrere Dateien gleichzeitig der Drag-and-Drop auf der Upload Seite
• Klicken Sie auf die "Hinzufügen" Schaltfläche auf der Upload Seite und wählen Sie eine oder mehrere Dateien auf einmal mit der Kombination Shift+Klick und Strg+Klick (Cmd+Klick auf einem Mac) aus
• Archivieren und komprimieren Sie die Dateien in einem einzigen Paket und fügen Sie die resultierende Archivdatei auf der Drop-Off-Seite ein. Es gibt viele Möglichkeiten, Dateien zu archivieren und zu komprimieren:
  • Mac-Nutzer wählen Dateien im Finder und "Komprimieren" (siehe <em>Datei</em>menü)
  • Windows-Nutzer können einen "ZIP-komprimierter Ordner" erstellen oder benutzen 7-Zip
  • Linux/Unix-Nutzer könnten "PeaZip" oder "File Roller" ausprobieren

Upload erstellen

Wenn ein Benutzer einen Drop-Off erstellt, gibt er einige identifizierende Informationen über sich selbst ein (Name, Organisation und E-Mail-Adresse), identifizierende Informationen über den/die Empfänger (Name und E-Mail-Adresse) und wählt aus, welche Dateien hochgeladen werden und den eigentlichen Drop-Off darstellen. Wenn die Dateien erfolgreich hochgeladen wurden, wird eine E-Mail an den/die Empfänger gesendet, in der erklärt wird, dass ein Drop-Off bereit steht. Diese E-Mail enthält auch einen Link zum Zugriff auf den Drop-Off. Weitere Informationen (z. B. die Internetadresse und/oder der Computername, von dem aus der Drop-Off erstellt wurde) werden aufbewahrt, damit der/die Empfänger die Identität des Absenders überprüfen kann/können.
 
Uploads können ausschließlich mit Download-ID und Download-Passwort heruntergeladen werden. Wenn Sie Dateien hochladen, können Sie wählen ob die für den Download notwendigen Daten automatisch per E-Mail übermittelt werden sollen (Download-ID und Download-Passwort mitsenden) oder ob Sie dem Empfänger diese Daten auf andere Weise zur Verfügung stellen wollen.

Durchführen eines Pick-Ups (Abholung)

Es gibt zwei Möglichkeiten, bereitgestellte Dateien abzuholen:

• Alle Nutzer können auf den Link in der Benachrichtigungs-Email klicken, die sie erhalten haben.
• Ein interner Benutzer kann, sobald er im System angemeldet ist, seinen "Posteingang" anzeigen, der eine Liste aller auf ihn wartenden Drop-Offs enthält. Nach der Anmeldung kann ein interner Benutzer auf die an ihn oder von ihm gesendeten Drop-Offs zugreifen, ohne dass er die Email-Nachricht benötigt.

Beim Betrachten eines Drop-Offs sieht der Benutzer eine ganze Reihe von Dingen:

• Die Liste der Dateien, die hochgeladen wurden
• Die Absender- und Empfängerinformationen, die der Absender bei der Erstellung des Drop-Offs eingegeben hat
• Der Computername und/oder die Adresse, von der aus der Drop-Off erstellt wurde
• Optional eine Liste der getätigten Pick-Ups

Der Empfänger hat 14 Tag(e) Zeit, die Dateien abzuholen. Jede Nacht werden Drop-Offs, die älter als 14 Tag(e) sind, aus dem System entfernt.

Bitte beachten Sie, dass die hochgeladenen Dateien auf Viren gescannt werden, aber der Empfänger sollte dennoch beim Herunterladen und Öffnen der Dateien so vorsichtig sein, wie es angemessen ist. Dies kann so einfach sein, wie sich bei dem in der Benachrichtigungs-Email genannten Absender zu vergewissern, dass er oder sie den Drop-Off tatsächlich erstellt hat. Man kann auch den Computernamen/die Adresse überprüfen, der/die bei der Erstellung der Email protokolliert wurde, um sicherzugehen, dass er/sie mit der Internetdomäne des Absenders übereinstimmt. IP-Adressen können jedoch gefälscht werden, so dass die erste Überprüfung der Identität die zuverlässigste ist.